第一条总则
档案工作是工程训练中心重要的基础性工作之一，为规范工程训练中心档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、南通大学档案管理办法和规章制度，特制定本办法。
第二条兼职档案管理员职责
1．坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成特征，制定其案卷类目，合理分卷存放，便于利用和立卷归档。
2．负责本部门、本单位文件材料形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3．归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，卷内目录填写清楚。
4．主动接受档案馆的业务指导和监督检查，按规定时间向档案部门移交档案。
5．积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。
6．注意文件材料的安全和保密工作。
第三条档案计算机管理
1．严格执行学校校园网络管理规定和安全保密制度，不得利用计算机及校园网从事危害国家安全、泄露工程训练中心档案机密等违法活动，不得利用校园网制作、查阅、复制和传播有害信息。
2．严格遵守安全操作规程，严防损坏计算机硬件及软件资源，未经允许，不得私带磁盘、光盘和各类软件上机使用，防止“病毒”侵入和数据丢失。
3．保证计算机设备安全和正常运行，要经常对计算机、打印机等设备进行保养，经常检查电器设备和线路安装的使用情况，防止意外事故发生。
4．加强机内档案信息的保密工作，凡需查阅机内档案信息，须经兼职档管理员报分管档案工作领导同意后方可提供利用。
5．归档文件录入系统严格按照系统使用说明书进行操作，不得人为中断执行中的程序，不得随意泄露操作密码，严禁对数据和软件进行非法修改与删除。
6．操作人员离机时应关闭计算机，切断电源，确认安全后方可离开。
第四条档案销毁工作
1．工程训练中心档案工作小组由分管档案工作的领导和分管行政、教务、党务工作的兼职档案管理员共同组成，负责确定归档文件的保管期限。
2．根据国家和学校档案馆有关规定，对已满保管期限的档案，或对已失去保存价值的文件材料等，由学校档案馆统一销毁。
3．未经领导审批，任何人不得擅自销毁档案，违者，按《档案法》规定，视情节轻重予以处理。
第五条部门留存档案材料管理工作
1．除上交学校档案馆的档案材料，工程训练中心部门留存的行政、党务、教务等档案材料由相应的兼职档案管理员负责保存。除档案管理人员外，其他人员未经许可不得随意翻阅、查看。
2．收进的档案应及时入库，外借归还的档案应及时入库放回原处，以便查阅。
3．加强档案材料管理，切实做好档案材料管理的“七防”工作（防火、防盗、防虫、防霉变、防灰尘、防潮湿、防高温），发现问题及时采取有效措施。同时做好库房温湿度记录，并及时调整温湿度。
4．加强消防工作，档案存储地点严禁吸烟，无人时切断电源，定期检查灭火器使用性能。
5．定期检查档案保管情况，发现问题，立即向主管领导汇报，对字迹模糊或变质的档案，应及时修复和复制。
6．保持档案材料的整洁、卫生。
7．兼职档案管理员调动时必须认真办好档案移交手续。
第六条档案借阅
1．工程训练中心教职工因工作需要查阅本部门或学校其他部门档案时，须经兼职档案管理员报分管领导同意后方可借阅。
2．因工作需要借阅学校档案馆档案资料，借阅者须遵守《南通大学档案借阅制度》，并按学校档案借阅相关规定办理借阅手续。
3．借阅者不得损坏、丢失、抽取、折散档案，不得转借、翻印和涂改。
4．借阅者需复印有关档案内容，一般情况须经兼职档案管理员报分管领导批准后方可复印。
5．借阅者如有违反上述规定，根据《档案法》规定视情节轻重予以处理。
第七条借阅档案保密工作
1．兼职档案管理员应严格执行党和国家保密制度，自觉维护工程训练中心档案的安全，防止泄密。
2．因工作需要借阅保密档案时，查阅者须严格遵循学校保密档案借阅的相关规定，且负有安全、保密责任。
3．兼职档案管理员不得私自摘抄和复制档案，不得私自将档案带出部门，不得向他人泄露具有保密性质的档案内容。
4．兼职档案管理员应增强保密意识，遵守保密纪律，不该说的不说，不该传的不传，不该问的不问，并不随身携带档案材料。
5．兼职档案管理员对未经领导批准或未办理借阅手续者一律不得借阅、抄录或复印。
6．兼职档案管理员要严防档案的损坏或遗失。
7．凡借阅或拷贝电子文件，须经兼职档案管理员报分管领导同意。
8．对违反保密规定而造成档案失密、泄密者，视情节轻重给予行政处分，对触犯法律的将依法惩处。